Top Hacks für das Anlauf-Management: #1 Protokolle schreiben

Jedes Abstimmungsgespräch oder jeder Vor-Ort-Besuch beim Kunden, Lieferanten, Werkzeugmacher oder Anlagenhersteller muss dokumentiert werden. Kein Besprechungsprotokoll zu schreiben, ist ein absolutes NO-GO! Im Besprechungsprotokoll sollten die wichtigsten Informationen enthalten sein (unter anderem Besprechungs-Teilnehmer, über was wurde gesprochen, Festlegungen, Aufgaben, sonstige Informationen). Ein Besprechungsprotokoll muss zeitnah zum Meeting erstellt und verteilt werden, da dann die wichtigsten Informationen noch präsent sind. Aufgrund der extremen Dynamik im Automotive Business haben Besprechungsprotokolle, die zu spät kommen, lediglich noch einen dokumentarischen Charakter, die Inhalte sind zwangsläufig nicht immer mehr aktuell. Auch bei Telefon-Konferenzen oder sogenannten Web-Ex-Konferenzen empfiehlt sich grundsätzlich immer, ein kurzes Besprechungsprotokoll zu erstellen. Hierfür reicht auch eine eMail an den Teilnehmerkreis mit den wichtigsten Stichpunkten aus.

Praxis-Tipp: Hier noch ein wichtiger Hinweis – vielleicht einer der hilfreichsten Tipps generell – aus meinen eigenen Erfahrungen der letzten 27 Jahre: Schreiben Sie selbst das Protokoll! Damit haben Sie das Heft des Handelns in der Hand und protokollieren so Ihre bzw. die Interessen Ihres Unternehmens. Aber bitte beachten Sie, dass die Protokolle dennoch objektiv geschrieben sind und der Wahrheit entsprechen.